Dla kogo są wskaźniki?
Zarządzanie programem wskaźników efektywności w Twojej firmie nie musi być dodatkowym, administracyjnym obciążeniem. To narzędzie nie tylko dla dużych koncernów z ogromnymi budżetami na rozwój personelu i technologii. Także i małe czy średnie przedsiębiorstwo korzystając ze zintegrowanego programu KPI może pozwolić sobie na uzyskanie maksymalnej wydajności ze swoich zespołów, procesów i dostawców. Z naszą pomocą może stać się to bardzo proste!
Błędy w wprowadzaniu programu KPI
Przy natłoku kłopotów oraz obowiązków, z którymi mierzą się właściciele małych i dużych firm, przez lata zauważyliśmy, że brak odpowiedniego zarządzania programem KPI, ich aktualizowania oraz analizy to główne powody, które czynią przedsiębiorstwo niezdolnym do uwolnienia jego prawdziwego potencjału. Przygotowany przez nas poradnik odpowiedniego wdrożenia i zarządzania KPI jest przeznaczony dla tych firm, które są gotowe stać się bardziej zorientowane na proces oraz mają motywację do ciągłego doskonalenia.
Wiemy, jak dużo zobowiązań ciąży na odpowiedzialności menadżerów w firmie, dlatego chętnie wyręczymy Cię w doborze wskaźników. Nie musisz sam przechodzić przez cały proces wdrażania programu KPI w organizacji. Oferujemy wsparcie już od pierwszych etapów rozwijania systemu KPI. Jeśli zastanawiasz się czy to adekwatne narzędzie dla Twojej firmy – skontaktuj się z nami.
Siedem kroków do efektywności
Krok 1 – Budowa funkcjonalnej struktury organizacyjnej
Jeśli jeszcze nie posiadasz schematu organizacyjnego objaśniającego rolę funkcjonalne w Twojej firmie, to jest odpowiedni czas by taki zbudować. Wesprze to wyjaśnianie hierarchalnych zależności stanowisk oraz będzie jasno wskazywała poszczególne funkcje wspierające.
W miarę rozwoju Twojej firmy każda funkcja stanie się indywidualnym zespołem podlegającym odpowiedniemu dyrektorowi głównemu.
Duże organizacje inwestują w aktualizację swoich struktur funkcjonalnych. Myśl na dużą skalę, rozwijaj przedsiębiorstwo i zrób to samo dla swojej firmy!
Krok 2 – Określenie procesów dla każdej ze zdefiniowanych funkcji
Zrób listę procesów zachodzących w ramach każdej zdefiniowanej funkcji w organizacji. To działanie pozwoli Tobie zrozumieć wartości codziennie wytwarzane w firmie. Zrób to w sposób, aby każdy proces doskonale pasował do hierarchii funkcjonalnej (schematu organizacyjnego).
Gdy osiągniesz ten poziom szczegółowości, znacznie łatwiej jest wyjaśnić interesariuszom, co robi firma, kto to robi i gdzie znajdują się wąskie gardła (np. problemy kadrowe) które Was spowalniają. Pomaga również w budowaniu strategii podczas planowania długoterminowego.
Krok 3 – Określenie celów
Przygotowany schemat procesów jest punktem wyjścia do określenia celów każdego z nich. Pomyśl jakich efektów oczekujecie po realizacji czynności związanych z daną funkcją. Kto jest ich odbiorcą? Czy wyniki pracy wpływają bezpośrednio na klienta? Czy będą one przetwarzane przez kolejny proces w firmie?
W tak zdefiniowanej i rozbudowanej strukturze będzie łatwiej odnaleźć miejsca, które wymagają wdrożenia wskaźników efektywności.
Krok 4 – Wybór KPI
Wybór odpowiednich wskaźników efektywności powinien być oparty o wylistowane procesy zachodzące w firmie oraz ustalone cele. Proponujemy ponad 200 wskaźników dedykowanych poszczególnym działom organizacji, przez co łatwiej identyfikować mierniki. Kadra KDR KPI Smart Chętnie wyręczy Cię w tej czynności! Na podstawie informacji z kroków 1, 2 i 3, dokonaniu analizy potrzeb firmy. zaznajomieniu się z branżą przygotujemy pełną listę korelujących ze sobą wskaźników. Od Ciebie zależy, które z nich zostaną wdrożone do firmy.
Krok 5 – Połączenie z systemami bazodanowymi
Posiadanie wskaźników nie stanowi rozwiązania problemów. To narzędzie, które wymaga stałej aktualizacji oraz zagregowania odpowiednich danych. Niezbędnym jest przechowywanie specyficznych danych, by możliwym było wyznaczanie wyników poszczególnych wskaźników. Typ, rodzaj danych i ich wymiar zostanie podany przy zakupie wskaźnika.
Krok 6 – Zaangażowanie pracowników i szkolenie zespołów
Zanim KPI zostaną wdrożone, ważne jest, aby sprawdzić, jak zostaną one odebrane w organizacji. Czy wszyscy w firmie zrozumieją, co oznaczają KPI? Czy każdy członek zespołu może podjąć odpowiednie działania, na podstawie miar, w celu poprawy wydajności?
Możliwe, że odpowiedź brzmi nie – i to normalne. W rzeczywistości tylko 24% decydentów biznesowych jest przekonanych, że potrafią czytać, pracować i analizować dane. Właśnie dlatego poprawa umiejętności korzystania z danych znalazła się na szczycie listy priorytetów tak wielu liderów przedsiębiorstw. Im bardziej ludzie rozumieją, co oznaczają liczby, tym silniej będą koncentrować się na pracy, która ma wpływ na wskaźniki.
- Przekazanie wiedzy o wskaźnikach zespołom
Kiedy ludzie rozumieją, w jaki sposób ich praca wpływa na priorytety organizacyjne, nadaje to sens ich pracy. Pomaga im również poczuć się zaangażowanymi i ważnymi, zamiast proszenia o wykonanie kolejnego zadania, które zwiększa ich obciążenie pracą.
- Przypisanie własności odpowiednim osobom
Różni interesariusze w różny sposób postrzegają kluczowe wskaźniki efektywności. Każda osoba w Twoim zespole powinna posiadać kluczowe wskaźniki wydajności, które najlepiej pasują do jej kompetencji, wiedzy i możliwości wpływania na wyniki. Po określeniu relacji między wiodącymi wskaźnikami a strukturą funkcjonalną organizacji (krok 1, 2, 3) możliwym jest utworzenie grup wskaźników odpowiednich dla każdego poziomu organizacji.
Krok 7 – Wizualizacja na tablicach
KPI są naprawdę skuteczne tylko wtedy, gdy właściwi ludzie otrzymają potrzebne im informacje – w zrozumiały dla nich sposób – aby mogli podejmować lepsze decyzje. Tablice KPI to świetny sposób na przekazywanie informacji z kluczowych wskaźników wydajności osobom, które ich potrzebują.
Tablice KPI to proste, wizualne plansze najważniejszych informacji, których potrzebują decydenci do osiągania celów. Kiedy prowadzisz samochód, jedno spojrzenie na prędkościomierz, tarcze i wskaźniki na desce rozdzielczej mogą Ci powiedzieć wszystko, co musisz wiedzieć o tym, czy dotrzesz do celu na czas i w jednym kawałku; od razu możesz stwierdzić, czy masz wystarczająco dużo paliwa, jak szybko jedziesz i czy silnik jest sprawny. Samochody są również wyposażone w światła ostrzegawcze, które migają lub zmieniają kolor na czerwony, gdy samochód ma kłopoty lub wymaga serwisu. Stworzone przez nas “pulpity wydajności” mogą zrobić to samo dla Twojej firmy.
Duże organizacje inwestują w aktualizację swoich struktur funkcjonalnych.
Myśl na dużą skalę, rozwijaj przedsiębiorstwo i zrób to samo dla swojej firmy!